Wie die Rivera Wine & Gourmet AG mit JTL-Wawi auf eine integrierte Warenwirtschaftslösung umsteigt
Digitalisierung mit Genuss – vom Lager bis zum Verkauf
Die Rivera Wine & Gourmet AG steht für spanische Delikatessen auf höchstem Niveau. Mit einem Sortiment von über 1'000 Qualitätsprodukten, täglicher Frischlieferung aus dem Zentrallager in Basel und direktem Import aus allen Regionen Spaniens, beliefert das Unternehmen Restaurants, Hotels, Gourmet-Shops und Vinotheken in der ganzen Schweiz.
Um dem wachsenden Geschäftsvolumen und den steigenden Anforderungen gerecht zu werden, entschied sich Rivera für einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung: Der Umstieg auf ein vollständig integriertes Warenwirtschafts-system.
Die Ausgangslage: Zwei Systeme – keine Verbindung
Vor dem Systemwechsel arbeitete das Unternehmen mit einem separaten Webshop und einem eigenständigen Warenwirtschaftssystem, die nicht miteinander kommunizieren konnten. Dies führte dazu, dass Prozesse doppelt gepflegt werden und es zu Überverkäufen im Webshop kommen konnte, da die Lagerbestände nicht in beiden Systemen gleich waren. Diese Situtation kostete Zeit und Ressourcen.
Die Zielsetzung war
- Ein zentrales System, das Webshop, Lager und Kasse vereint
- Echtzeit-Einblick in Lagerbestände und Bestellungen
- Effizientere Abläufe vom Wareneingang bis zur Auslieferung
- Alle Bereiche von der Warenwirtschaft bis zur Buchhaltung optimal miteinander verknüpft
Die Lösung: JTL-Wawi, JTL-WMS und JTL-POS
Nach einer umfassenden Beratung durch die wawi GmbH fiel die Wahl auf die leistungsstarke Lösung von JTL:
- JTL-Wawi als die zentrale Warenwirtschaftssoftware für Verwaltung und Auftragsabwicklung
- JTL-WMS für ein lagerplatzgenaues, mobiles Lagerverwaltungssystem
- JTL-POS als flexible Kassensoftware, die auch mobil einsetzbar ist
Datenmigration leicht gemacht
Zunächst wurden die Daten aus dem alten System so aufbereitet, dass sie mit dem integrierten Import- und Exporttool JTL-Ameise ins neue System übernommen werden konnten. Dabei wurden auch spezifische Wünsche und Spezialanforderungen so umgesetzt, dass sie optimal im neuen System abgebildet werden konnten.
Die JTL-Wawi wurde anschliessend konfiguriert und individuell angepasst, etwa bei Formularen, sodass alle Daten in rechtlich korrektem und kundenfreundlichen Format ausgegeben werden.
Lagerdigitalisierung und Infrastruktur
Das Lager wurde neu strukturiert:
- Eine flächendeckende WLAN-Abdeckung, auch im Kühllager, wurde eingerichtet, damit die mobilen Pickgeräte (MDE) überall störungsfrei genutzt werden können.
- Eine systematische Regalbeschriftung wurde erstellt und angebracht.
- Die Ausstattung der IT-Arbeitsplätze für Wareneingang und Warenausgang wurden geplant, beschafft und installiert.
Effiziente Auslieferungsprozesse
Für die tägliche Auslieferung wurden spezielle Picklisten erstellt, die eine Priorisierung nach Auslieferungstagen ermöglichen. Auch für den Postversand via DPD und den Lastwagen-Versand von Großmengen wurden die nötigen Konfigurationen und Tools eingerichtet, um eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten.
Spezielle Anforderungen? Kein Problem!
Beispiele
- Manche Produkte wie Trockenfleisch verlieren durch die Lagerung an Gewicht. Auch dafür wurde eine Lösung gefunden, die tatsächlich gelieferten Mengen lassen sich mit einem ausgeklügelten Prozess anpassen.
- Für die Übersicht über die gehandelten Weine in Litern wurden spezielle Workflows implementiert, welche die Zahlen aufbereitet pro Weinkategorie ausgeben.
Buchhaltung? Jetzt einfach mit Swiss-Fibu
Um die Buchhaltungsprozesse effizienter zu gestalten, wurde zusätzlich die Swiss-Fibu als Schnittstelle zur Buchhaltungslösung integriert. Diese ermöglicht eine direkte Anbindung an die JTL-Wawi und sorgt für eine nahtlose und rechtskonforme Verbuchung.
Die Ergebnisse auf einen Blick
- Zentrale Steuerung aller Geschäftsprozesse
- Transparente Lagerhaltung in Echtzeit
- Effiziente Kommissionierung mit mobilen Geräten
- Kassenvorgänge direkt im Lager
- Schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeitender durch klare Prozesse
- Optimierte Auslieferung egal ob Abholung, interner Kurier, per Post oder Lastwagen
Flexibel für die Zukunft
Das neue System ist modular und skalierbar. Rivera Wine & Gourmet AG ist damit bestens aufgestellt, um zukünftig weitere Lagerstandorte oder Geschäftsstellen anzubinden, neue Vertriebskanäle zu integrieren und das System nach Bedarf zu erweitern, ohne erneut einen kompletten Systemwechsel vornehmen zu müssen.